Considerado como una de las mejores herramientas para promover la mejora continua, el ciclo de Deming presenta una constante evolución no solo en virtud de estrategias, metodologías y técnicas emergentes, sino también por el avance en la transformación digital.
Gracias a la aplicación de este ciclo, podemos promover importantes cambios positivos en las organizaciones, poniendo en primer plano a la escalabilidad continua considerando diferentes contextos y rubros.
En nuestro artículo, encontrarás mucha información relevante acerca de este recurso como su concepto, importancia, etapas y beneficios.
¡Continúa leyendo este post para conocer detalles sobre el ciclo de Deming!
¿Qué es el ciclo de Deming?
Creado por Walter Shewhart y popularizado por William Edwards Deming, el ciclo de Deming o PDCA —a raíz de las iniciales de las etapas en inglés— consiste en un modelo de espiral de mejora contínua y de gestión de la calidad.
Su principal objetivo es facilitar la solución de los problemas corporativos, independientemente del área en que se aplique. Para lograrlo, fundamenta sus acciones mediante la localización de la causa de un problema y su corrección.
La optimización de los procedimientos, actividades y resultados, así como la promoción del aprendizaje en las organizaciones, requiere la repetición sistemática de las siguientes 4 etapas:
Planificar (Plan)
En esta primera etapa, se identifica y define el problema o proceso interno que se desea optimizar.
En el ámbito logístico, el ciclo de Deming puede ser muy útil ante estas situaciones:
- Retrasos en él preparo de los pedidos;
- uso de embalajes con averías;
- alto índice de devoluciones;
- inconsistencia en el inventario;
- problemas en el transporte de la carga;
- ¡y muchas otras!
Inclusive, es necesario recalcar que la detección del problema que afecta un proceso o área depende en gran medida de la aplicación de indicadores de desempeño, los famosos KPIs (Key Performance Indicators).
Al calcularlos y analizarlos con atención, podemos identificar desvíos en los resultados, excesos o deficiencias que ameriten una evaluación más profunda acerca de sus causas.
Muy bien, regresando al ciclo en cuestión, acapara 3 subetapas:
Detección de la oportunidad de mejora
Debemos detectar la causa y los motivos que impulsan la situación.
Una buena alternativa es utilizar el principio de Pareto para definir las prioridades inherentes de un problema logístico y así, desarrollar la mejor estrategia.
Bajo esta regla, consideramos que el 80% de los efectos negativos de un problema son ocasionados por apenas algunas causas, 20% más precisamente.
Estructuración de objetivos
La definición de objetivos debe seguir el método SMART por lo cual, los propósitos deben ser específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y considerando un plazo definido.
Pueden basarse en datos históricos derivados de KPIs o en datos del rubro generados de un proceso de benchmarking con los rivales de mercado.
Elaboración del plan de acción
En esta fase, los gestores deben seleccionar las estrategias y medidas correctivas más adecuadas, así como los responsables de cada acción y las fechas de ejecución.
De hecho, podemos ejecutar una prueba antes de modificar el proceso o aplicar una solución definitiva para ver si las nuevas acciones realmente mejoran los resultados.
Hacer (Do)
También conocido como etapa de prueba, consiste en poner en práctica la acción definida y eliminar las causas del problema. Para que efectivamente funcione, es interesante preparar un documento con instrucciones, capacitar a los colaboradores responsables de aplicarla y registrar eventuales desvíos del plan inicial.
Verificar (Check)
En esta etapa, debemos evaluar los resultados comparando si las acciones ejecutadas se alinean con las medidas planeadas. Por lo general, los datos recabados se procesan y analizan teniendo en cuenta herramientas de visualización de datos, gráficos y diagramas.
En este sentido, un punto relevante es respetar los plazos establecidos, evitando tomar decisiones y poner en práctica actitudes precipitadas.
Luego de evaluar atentamente los resultados, concluimos que:
Se ha alcanzado el objetivo: el ciclo avanza. Sin embargo, es necesario medir métricas de otros sectores para que no ocurran efectos colaterales en otros sectores.
No se ha alcanzado el objetivo: Esto puede ocurrir porque no se ejecutó el plan de forma adecuada. En este caso, es importante regresar a la etapa anterior y revisar el desarrollo.
Si se descarta esta opción, debemos iniciar el ciclo PCDA nuevamente analizando las causas que han originado el problema.
Actuar (Act)
Después de verificar que los cambios han aportado los efectos deseados, es imprescindible documentar los cambios estandarizando así, el nuevo proceso.
Asimismo, registrarlo permite controlar de manera más efectiva sus resultados y así, detectar posibles inconsistencias antes que se conviertan en un problema.
Luego de tener un documento completo, es hora de presentarlo a los funcionarios para que puedan aprender los nuevos procedimientos y monitorear las acciones a través de KPIs.
3 ventajas fantásticas del ciclo de Deming
Ahora que conoces la esencia de este modelo, a continuación, te brindamos una lista con las principales ventajas del ciclo de Deming:
1. Detectar problemas que afecten la competitividad
En las organizaciones, los problemas productivos y logísticos suelen posicionarse como poderosos cuellos de botella.
Al aplicar el modelo, podemos entender cuáles aspectos afectan el buen funcionamiento de la cadena y así, estructurar medidas que optimicen tanto la agilidad como la calidad de los procedimientos.
Sin dudas, el hecho de mejorar los procesos de las áreas señaladas supra permite incrementar la competitividad del negocio, pues apoya la minimización de costos, el incremento de la eficiencia operativa y, por ende, garantiza una potente ventaja ante los otros competidores.
2. Mejorar la productividad de los equipos
El modelo PCDA posibilita identificar lagunas productivas. En consecuencia, podemos sustituir procesos, organizar las actividades y estructurar el plantel acorde con las necesidades empresariales.
Otro aspecto que permite incrementar la productividad de los trabajadores consiste en la estimulación del trabajo colaborativo.
Fíjate que las acciones de análisis e identificación de puntos débiles requiere dinámicas en grupo y el intercambio de información, actividades que impulsan la cordialidad y la cooperación entre los individuos involucrados.
3. Reducir los costos
Gracias a la identificación de procesos deficientes, podemos promover el uso consciente de recursos y la razón es muy sencilla: al tener presente las operaciones que malgastan insumos, es posible reestructurarlas, minimizando así, el gasto innecesario con materiales y procesos.
¡Esto ha sido todo!
Como ves, el ciclo de Deming es un poderoso aliado de las organizaciones en términos de economía de costos, así como de eficiencia productiva, operativa, financiera y logística.
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