Los vales de combustible son un beneficio otorgado generalmente en forma de tarjeta, utilizados como medio de pago para la carga de combustible en las estaciones del servicio. Además, este servicio tiene diversos tipos de funcionamiento, por ejemplo, como un sistema de control de combustible.
Estas tarjetas o monederos electrónicos, en teoría, ayudan a las compañías en la gestión de sus flotillas —ya sean vehículos ligeros o pesados— y a mantener un control efectivo sobre el gasto destinado a la carga de gasolina o diésel, reduciendo considerablemente el fraude por parte del operador.
La utilidad de los vales, en la práctica, se limita a definir montos específicos para la carga de combustible de una unidad, pero para que sean realmente efectivos, debes complementarlos con un sistema de control y monitoreo de combustible.
Si quieres conocer más acerca de las ventajas y desventajas del uso de este servicio, ¡sigue leyendo!
Beneficios de los vales de gasolina
Para que comprendas el valor que puede tener el uso de los vales de gasolina, enlistaremos 4 ventajas.
1. Puede facilitar la facturación
Cuando el conductor utiliza los vales de gasolina para la carga de combustible, no va a necesitar pedir una factura para que la compañía deduzca los costos derivados de la compra de diésel o gasolina.
El proveedor se encargará de remitir una sola factura con el total deducible de los consumos. De esta forma, le ahorrarás trabajo al área contable.
2. Evitan trámites
Uno de los grandes beneficios del uso de vales, es que no tienen la necesidad de hacer papeleos, reclamos o cubrir los costos con dinero personal de los conductores o supervisores. Por ende, representa una forma flexible para la gestión de costos empresariales.
3. Control de combustible, impostergable
Las empresas que ofrecen este servicio, tienen la posibilidad de limitar la cantidad de dinero que los conductores gasten a través de la plataforma.
También, cuentan con la posibilidad de contabilizar el rendimiento del kilometraje por unidad, disminuyendo las probabilidades de fraude.
Ahora bien, conozcamos los puntos negativos.
Inconvenientes con los vales
A continuación, te comento algunos inconvenientes que podrían surgir:
1. No todas las estaciones de servicio aceptan este medio de pago
Los vales no son aceptados en todas partes, y eso puede generar limitantes en la construcción de rutas de transporte. Si tu empresa solo tiene un sistema de vales, entonces es probable que haya oportunidades perdidas a la hora de optimizar las rutas, pues deberás desviar tus unidades del camino trazado para cargar combustible.
2. Riesgos de pérdida de tarjeta
Cuando una operación gira en torno a estos vales, una tarjeta pérdida puede ser un verdadero problema que alenta todo el proceso, porque no existe una estructura —contable u operacional— para manejar estas situaciones y aunque la tarjeta se puede reportar como perdida es posible que el operador de la unidad no tenga de momento los recursos para cubrir el monto de la carga de combustible.
¡Eso sin mencionar los casos de robo!
3. Poca fiabilidad del sistema
Si bien es cierto que este sistema puede ayudarte a tener un presupuesto fijo del que no te pasas, lo cierto es que existe una gran cantidad de datos que no te puede aportar, como por ejemplo, si tu vehículo sufrió una ordeña ilícita por parte de un huachicolero o bien, el monto señalado en la tarjeta no fue ingresado en su totalidad a la unidad y se desvió aun contenedor externo para revenderse más adelante.
Es un sistema arcaico que tiene pocas respuestas a problemas más modernos y complejos.
Usa tecnologías de gestión
Si realmente quieres tener buenas prácticas de rendimiento de combustible, puedes complementar el sistema de vales con un sistema de medición de combustible en tiempo real y así evitar:
- ordeña de combustible de las unidades de tu flotilla;
- cargas incompletas e irreales;
- daños al motor por cargar diésel o combustible contaminado;
- falta de control real de los rendimientos por ruta, por unidad o por operador.
De esta forma, estarás garantizando una gestión completa, con un margen de error mínimo y aumentarás la productividad de cada unidad.
Ahora que sabes qué son los vales de gasolina y los beneficios y desventajas que conlleva su uso, ¡queremos saber tu opinión! Te invitamos a que nos escribas tus impresiones en nuestro panel de comentarios. ¡Te esperamos!
