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Administrar flota de vehículos: ¿cómo hacerla bien?

La administración de flota de vehículos es, quizás, el pilar fundamental donde todas las estrategias, operaciones y planes de una compañía de transporte están apoyadas.

Cualquier compañía que se dedique a transportar mercancía o pasajeros, debe tomarse muy en serio esta actividad dentro de su logística y, además, debe ejecutarla con la mayor seriedad y eficiencia.

Por eso, la misión de este artículo será que puedas tener muy claro lo que es la administración de flota de vehículos y las mejores prácticas dentro de esta área de gestión.

¡Buena lectura!

¿Qué es la administración de flota de vehículos?

Esta actividad implica todas las teorías y tareas de gestión de múltiples aspectos que involucran a los vehículos, conductores, vías, proveedores, entre otros.

La actividad no solo trata de aumentar y mantener la eficiencia o productividad de la flotilla, sino también reducir costos operativos y de recursos dentro del presupuesto de la empresa.

A través de la administración de flota de vehículos, se debe rentabilizar la inversión en todo lo que tiene que ver con unidades de transporte, equipamiento, combustible y tecnología, apoyándonos en la logística para minimizar riesgos, aumentar el desempeño y alargar la vida útil de los vehículos.

Para las compañías que se dedican a transportar cargas, encomiendas o alquiler de automóviles, la administración de flota de vehículos es el motor principal de su actividad económica.

Si cualquiera de los anteriores es el caso de tu empresa, te queremos presentar algunos consejos que serán de gran utilidad para hacer más efectivas todas las operaciones logísticas de tu organización.

 

Consejos útiles para la administración de flota de vehículos

Ahora bien, el uso de sistemas tecnológicos para la administración de flota de vehículos surge hoy como una necesidad, y la respuesta para aquellos que manejan este tipo de compañías.

A continuación, te presentaremos las mejores herramientas que puedes adoptar para gestionar tus elementos de transporte con la mayor eficiencia.

1. Uso del rastreo satelital

Esta es una de las funciones más importantes dentro de la administración de flota de vehículos. Este dispositivo de seguimiento, que consta de un localizador de Global Position System (GPS), una red Global System for Mobile (GSM) y una red de comunicación instalada en la empresa, quizá es lo más adecuado para lograr una administración efectiva..

El Instituto Mexicano de Transporte determinó, según un estudio realizado en 2018, que el rastreo satelital es un elemento imprescindible para el 49 % de las compañías de este giro, un dato que refleja la efectividad del sistema.

La precisión que tienen estos equipos permite notificar y mostrarle al operador de transporte la ubicación en tiempo real de todas las unidades de transporte.

Además, con el uso de geocercas —perímetros definidos por la empresa donde los vehículos no pueden salir sin autorización— se agrega un factor de seguridad y seguimiento de salidas no autorizadas o prohibidas las 24 horas del día, todos los días del año.

Asimismo, la velocidad de conexión permite una comunicación sin interrupciones entre el dispositivo y la red central. Y si por alguna razón el aparato pierde la señal, puede continuar funcionando y registrando la ubicación, incluso si el suministro del motor deja de alimentarlo.

2. Control y monitoreo avanzado

Muchas empresas de este sector funcionan utilizando métodos de gestión un poco antiguos. Por ejemplo, no optimizan o registran el uso del combustible, velocidad promedio, temperatura del motor ni distancia recorrida, aspectos fundamentales para una buena administración de flotas.

Con lo competitivo que es el mercado ahora, es imperativo incorporar funciones de control y seguimiento avanzado para complementar todo lo que mencionamos en el punto anterior, agregando un componente de monitoreo o medición de combustible avanzado; todo a través de un software que puedes ejecutar en tu central o en cualquier dispositivo inteligente.

Adoptar este sistema permite:

  • determinar el volumen en tiempo real de los tanques de combustible de las unidades;
  • notificar la cantidad de combustible para medir posibles extracciones;
  • registrar los casos de consumo más eficiente;
  • notificar en caso de un sobrecargo innecesario o no autorizado;
  • medir el rendimiento por distancia o por tiempo;
  • determinar la temperatura del vehículo;
  • incorporar comunicación entre el automóvil y la central;
  • colocar un micrófono espía para registrar casos de robo o secuestro de la unidad.

Como ves, el uso de la tecnología es determinante a la hora de asegurar la integridad física del conductor y del vehículo. Proteger a tus trabajadores y los activos de tu empresa debe ser la motivación principal de tu compañía.

3. Contar con un operador de transporte

Una buena administración de flota de vehículos pasa por contar con los elementos humanos más calificados para la tarea.

Esta persona debe encargarse única y exclusivamente a las tareas de gestión de la flota y, por supuesto, recibir toda la capacitación y entrenamiento para dominar el sistema y atenderlo efectivamente durante una falla o una inconsistencia.

Contar con este profesional garantizará que todas las actividades de seguimiento, localización, medición de combustible y temperatura, así como paradas no autorizadas, extracción de combustible, robos de mercancía, extravíos o secuestro de las unidades, sean notificadas al personal a tiempo para tomar las acciones correspondientes de manera oportuna.

De esta manera, se protegen efectivamente los intereses de la compañía y la integridad de tus colaboradores.

Apóyate en la tecnología

La administración de flota de vehículos es la base donde todas las operaciones de una empresa de transporte opera, y con la correcta adopción y equipamiento de las instalaciones y los vehículos, se puede optimizar las tareas de entrega, traslados y cumplimiento de itinerarios.

Además, permite ahorrar dinero en recursos como combustibles, repuestos, reposiciones, garantías y más.

¡Esperamos que este contenido haya sido muy útil para ti y que puedas tomar algunos de nuestros consejos para la administración de tu flotilla!

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