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Las 7 claves para que una empresa de autotransporte tenga éxito

Las empresas de autotransporte son organizaciones que constan de una cantidad abundante de elementos clave que hay que controlar y gestionar adecuadamente para garantizar su éxito.

 

En este sentido, no vamos a prometerte tener “la llave secreta” de este tipo de negocio, más bien, un conjunto de aspectos fundamentales que, junto con trabajo honesto y dedicación, sí podemos asegurarte que harán que tu compañía sea sólida, saludable y perdurable en el tiempo.

 

En un país como México, donde la gran mayoría de los insumos y productos son transportados por vías terrestres, el autotransporte de carga ha surgido como un giro de suprema importancia para el área productiva. Asimismo, es importante tener en cuenta que un gran porcentaje de estas compañías, son por medio de subcontratistas, es decir, empresas privadas.

 

Todo esto evidencia el gran negocio que es el tener una empresa de autotransporte, sin embargo, el tener una empresa de este tipo no garantiza el buen funcionamiento, ni siquiera el contar con los camiones o automóviles necesarios para cubrir la demanda; esto se debe a que las operaciones naturales y rutinarias del giro representan una gama amplia y cambiante de variables que pueden llevar a una organización de este tipo al éxito o a su fracaso.

 

Teniendo en cuenta todo lo mencionado en esta introducción, seguro ya reconoces que esto no es un “soplar y hacer botellas”. Y, si tu empresa no está creciendo en el modo que esperabas, es posible que estés tomando decisiones imprecisas en diversos aspectos.

 

¡Pero esto tiene que cambiar! En este material te vamos a enseñar las claves fundamentales para llevar una empresa de autotransporte a puerto seguro.

 

Para poder barrer en primer lugar con los errores, repasaremos esas fallas que puedes estar ocasionando sin saber y que afectan, muy negativamente, tus operaciones.

 

4 errores comunes en una empresa de autotransporte

 

Reconocer errores y solventarlos, es la tarea principal de cualquier operador logístico o gerente de empresa de autotransporte. Si eres alguno de estos, reconocerás rápidamente que el evitar fallos es crucial para la salud de tu organización.

 

Por ello, revisa si cometes alguno de estos errores:

 

1. Equipos viejos o inadecuados

 

En muchas ocasiones, los gerentes, directivos u operadores de una empresa de autotransporte priorizan el ahorre de costes, sobre los beneficios que traen las flotillas y/o equipos tecnológicos de última generación.

 

Es muy común ver en México a este tipo de organizaciones operar con autotransportes anticuados o comprar nuevos a través de métodos de pago que lejos de favorecer a la empresa, entorpecen su crecimiento a largo plazo.

 

Esto conlleva a grandes cantidades de dinero invertidas en pagos de créditos, préstamos o reparaciones. Lo que puede causar desequilibrios financieros y, hasta incumplir con las expectativas del servicio que tienen tus clientes.

 

2. Planificación sin proyecciones reales

 

Desde ya lo decimos: planificar sin tener objetivos claros, reales, alcanzables y medibles es andar a ciegas. Y suponemos que ninguna empresa quiere poner su destino en manos de la suerte.

 

En el mercado podemos ver una gran cantidad de negocios y empresas que prescinden de la planificación estratégica que incorpore sus objetivos, visión, misión y políticas. Lo que ocasiona una evidente pérdida en la productividad e, incluso, en la moral de toda la organización. Después de todo, nadie quiere seguir a alguien que no sabe para dónde va.

 

3. No prever los problemas financieros

 

Toda empresa, sobre todo una PyME dentro del giro del autotransporte tendrá que enfrentar ciertos retos a nivel financiero, ya que muchos de los servicios que prestarás serán retribuidos después de los 30 días.

 

Esto quiere decir que tu compañía deberá medir específica y minuciosamente los gastos en cada etapa para poder cumplir con los montos y, sobre todo, con el servicio que se ofrece.

 

Otros elementos, como el combustible, la depreciación de la maquinaria, salarios y reparaciones entran en juego en el ámbito económico y deberás ser especialmente riguroso al medir tus gastos para no tener problemas con tus facturas a final de mes.

 

4. Logística deficiente

 

Cuando tu empresa se cataloga como una organización dedicada a la logística, es esencial que lleven esta actividad con los más altos estándares de calidad. Por ejemplo, unidades paradas, rutas largas, paradas excesivas, pérdidas recurrentes de mercancía, robos en las carreteras, entre otros, pueden ser señales de que tu logística está teniendo problemas.

 

Son los muchos los cambios que se pueden hacer para mejorar estos aspectos mencionados en este punto, así que, ¡no te preocupes! Que en las próximas líneas conocerás cómo apaciguar todos estos problemas y llevar a tu empresa hacia el éxito.

 

 

7 claves para que una empresa de transporte tenga éxito

 

Ya lo hemos dicho, las empresas de autotransporte cuentan con un compendio abundante de procesos y tareas para operar satisfactoriamente. Así que no existe una sola clave maestra o un secreto para que tengan éxito.

 

Con esto en mente, hemos recopilado los 7 aspectos fundamentales para asegurar la productividad de este tipo de empresa.

 

1. Plan logístico sólido

 

Este tipo de clave no solo es necesario en una empresa de autotransporte, pero se vuelve aún más crucial para una organización de este tipo, ya que, en esencia, lo que se vende es un servicio de logística.

 

Ahora bien, en principio lo que se debe definir es la estrategia que el negocio utilizará para cumplir con sus metas, su misión y su visión, que serán la guía para todas sus demás actividades y procesos. Pero, ¿sabes lo que es esto? Vamos a repasarlo por si las dudas.

 

Un plan logístico se trata de las estrategias y lineamientos que una organización debe seguir sí o sí para analizar y gestionar cada tarea o proceso dentro de la misma.

Por sí misma, esta separada en fases y, evidentemente, varía de acuerdo al tipo de empresa y producto, sin embargo, para una empresa de autotransporte lo que busca es responder ante la necesidad de acortar los tiempos de entrega, optimizar los recursos e insumos y, por supuesto utilizar eficientemente el capital humano.

 

Sus ventajas serán múltiples en la medida la empresa y sus colaboradores sean capaces de seguir y respetar las reglas y procesos que provee el plan logístico. En términos generales, esto puede provocar:

 

Mejoras en la productividad

 

Contar con el plan logístico tiene repercusiones directas en la productividad global de la organización, que tiene una gran influencia en su desempeño dentro de su giro. Ya que, si se cuenta con la estrategia correcta, todas las actividades internas y externas que se desempeñen, tendrán estándares y buenas prácticas ya demarcadas que harán más eficiente cada etapa.

 

Evitar el acumulamiento de inventario

 

Cuando una empresa no conoce a demanda de su mercado, es probable que se vea atiborrada o, en ocasiones, escasa de inventario. Y es que el plan logístico te da una mirada muy amplia y certera de las necesidades de tu nicho y establecer proyecciones de la demanda futura.

 

Esto es importante porque podrás reducir la utilización de recursos y de personal humano en tu empresa de autotransporte, y cada unidad en tu flotilla tendrá la actividad deseada, al mismo tiempo que cumplirás con tus clientes y sus aspiraciones.

 

Generación de sistemas de información

 

En esta era, la información es el rey de todas las operaciones de una organización. Con un plan logístico inteligente y bien creado, podrás generar y acumular grandes cantidades de información derivadas de la gestión y el estudio de las operaciones.

 

Estos datos serán de suma importancia a la hora de tomar decisiones en tu negocio, y desarrollar programas de mejora en cada etapa de tus procesos de producción, distribución, monitoreo y almacenamiento de mercancía, entre otros.

 

Todo muy bonito, pero, ¿cómo hacerlo? ¡Sigue leyendo!

 

En realidad, cada empresa es diferente, incluso si son del mismo giro o tipo. Pero, en general en plan logístico debe concentrarse en definir la estrategia en 3 etapas en concreto:

 

  1. Aprovisionamiento: se relaciona con las operaciones dentro de la etapa de aprovisionamiento de materias primas o recursos de primera necesidad para tu negocio que son vitales para las operaciones (por ejemplo, tu flotilla). En esta etapa se estable una estrategia basada en la demanda real de tu nicho, para evitar unidades paradas o sobre-exigidas.
  2.  
  3. Producción: aquí van todas las actividades relacionadas con el proceso de producción del negocio. En una empresa de autotransporte tiene que ver con la cadena de suministro, rutas, conductores, reparaciones, contingencias, entre otros.
  4.  
  5. Distribución: se refiere a la etapa donde tu empresa provee sus productos o servicios al público, es decir, lo que tus clientes pueden ver. Como los procesos de atención al cliente, unidades de transporte, embalaje, entre otros.
  6.  

¡Ya sabes cómo elaborar tu plan logístico!

 

2. Invierte en tecnología

 

El segundo punto se ha convertido en un recurso ultra valioso en los últimos tiempos y es que la tecnología y, en general, la transformación digital le permite a las empresas de autotransporte hacer aún más eficiente cada una de sus operaciones.

 

En este sentido, existen decenas e incluso cientos de dispositivos y servicios digitales, pero, teniendo en cuenta los principales y más comunes, los hemos recopilado para que conozcas más del tema:

 

Sistemas GPS

 

Quizás el más relevante para el giro. Este es un tipo de tecnología que te permite conocer con precisión la ubicación y algunos otros datos de tu flotilla, en tiempo real en cualquier parte que te encuentres.

 

Este tipo de sistema es un arma sumamente útil para monitorear a profundidad cada operación como si estuvieses en el sitio. Por ejemplo, podrás reconocer malas prácticas de manejo, robos, desvíos de la ruta, paradas no autorizadas, y muchas otras cosas sin tener que moverte de donde estás.

 

Medición de combustible

 

Es un tipo de dispositivo instalado directamente en cada unidad de tu flotilla y que tiene como tarea principal el medir la cantidad de combustible restante, así como de proveer un registro en tiempo real para detectar anomalías, ordeñas o cargas irreales y, de tal manera, poder determinar incongruencias o irregularidades a tiempo.

 

Sistema ERP

 

El Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP es un recurso sumamente útil y, hasta necesario para que una empresa de autotransporte sea capaz de automatizar y unificar muchas tareas del área de gerencia, gestión y producción para acelerar cada proceso.

 

Empresas de autotransporte, con un flujo importante de actividades e información pueden potenciarse con este tipo de producto al simplificar muchas tareas y utilizar el capital humano para aquellas donde la tecnología no pueda incorporarse.

 

3. Gestionar correctamente el transporte

 

En síntesis, la gestión del transporte son los procesos logísticos y estratégicos que se enfocan en los elementos relacionados con la flotilla y la programación de traslados de cada uno, y que son fundamentales en todas las áreas productivas de una empresa de autotransporte.

 

Es clave dentro de las operaciones porque garantiza la solidez y la eficacia de los flujos de trabajo, ya sea en la etapa de distribución, almacenamiento o cualquier otra relacionada con el movimiento de los automóviles.

 

En este caso, la figura del operador logístico o de transporte entra en la palestra y este se encargará de llevar el control del departamento, y todas las actividades que involucra.

 

Asimismo, esta responsabilidad también incluye la administración y gestión de rutas. Un factor fundamental de una empresa de este tipo por las siguientes razones:

 

  • Reducción de gastos: Encontrar las mejores rutas para entregar las mercancías tiene un impacto directo en los costes de tu empresa, en relación a la cantidad de combustible, kilómetros recorridos y depreciación de la maquinaria.
  •  
  • Servicio ágil y planificado: Delinear estrategias en la logística puede ser la diferencia entre una empresa exitosa y otra que lucha por sobrevivir. En este punto, la inversión en tecnología es vital para detectar automáticamente las mejores rutas, por ejemplo, gracias al GPS y basar tus decisiones en datos reales y relevantes.
  •  
  • Agregar más capacidad a tu flota: Al tener una gestión correcta de las rutas podrás llevar más en menos tiempo. De la misma forma, con dispositivos de comunicación, tendrás la posibilidad de crear un canal de comunicación con los conductores para reaccionar rápidamente ante cualquier imprevisto.
  •  
  • Una mejor experiencia del cliente: Si logras implementar la gestión de rutas de manera efectiva, podrás proveer de una mejor experiencia al cliente y conseguir un servicio consistente que preserve relaciones en el tiempo.
  •  

4. Minimizar los riesgos en la carretera

 

En México, las carreteras están muy lejos de estar 100 % seguras y, cualquier empresa de autotransporte que desee perdurar en el tiempo tiene que prepararse para lidiar con estos problemas en algún momento.

 

En este sentido, son varias las acciones que puedes tomar para reducir los accidentes y robos de tus vehículos o mercancías en las carreteras, por ejemplo:

 

Difundir valores y honestidad

 

La triste realidad es que muchos de los robos cuentan con complicidad de los operadores. Por ello, que tu compañía trabaje en este elemento, además de la confianza y el respeto pueden ser diferenciadores para tu negocio.

 

Tener claro el perfil del operador

 

Para disminuir la falta de valores en tu organización es necesario que determines muy bien el perfil del operador de transporte que necesita tu empresa. Asimismo, procura conocer el historial del mismo detalladamente y evitar la contratación improvisada.

 

Determinar y evitar las zonas peligrosas

 

En México existen las llamadas “zonas rojas” y que representan las carreteras o porciones de ellas más peligrosas. Asimismo, cada una tiene sus horarios y modus operandi recurrente, que te pueden dar señales para tomar decisiones.

 

Esto es muy importante porque, tomando esto en consideración, podrás establecer rutas más acordes con tus objetivos y minimizar los riesgos.

 

Usa sistemas de monitoreo

 

Una vez más, apóyate en sistemas de rastreo satelital o antirrobo, no solo para contar con dispositivos de geolocalización y comunicación remota. También, para equipar a tu flota con tecnología como botones de pánico o bloqueo de ruedas o puerta para asegurar tu capital y la vida del operador.

 

5. Control de tus almacenes

 

Por otra parte, una operación igual de importante que la movilización de tus vehículos es la gestión de la mercancía dentro de tus instalaciones. En muchas ocasiones, los retrasos y las fallas vienen dadas por un mal control de la organización interna, lo que ocasiona, en confusiones, productos dañados o, incluso, en la pérdida de los mismos.

 

En primer lugar, tienes que evaluar el tamaño del almacén que tienes y compararlo con el tamaño óptimo que necesitas. Para ello, es imprescindible contar con datos que te den una idea de la cantidad de la demanda que tienes y, del flujo de mercancía que administra tu negocio.

 

Luego, analizar tu necesidad de maquinaria para mover, trasladar y depositar esas mercancías dentro y fuera del espacio. Así como del personal dentro del almacén que, como los operadores de transporte, también deben ser evaluados y analizados minuciosamente para garantizar su honestidad e historial impecable.

 

Sin olvidar que cada elemento humano de tu depósito debe contar con todas las medidas de seguridad para evitar accidentes y/o lesiones que puedan poner en riesgo su integridad física y, por supuesto, tu capital, recursos y evitar demandas.

 

Por último, debes implementar procesos de cargas y descargas rápidas para optimizar el tiempo de tus operaciones y cumplir con los plazos de entrega muy rigurosamente.

 

6. Manejar efectivamente el flujo de efectivo

 

No es secreto para nadie que empresas de todo tipo y tamaño van a la quiebra por un manejo ineficiente de su dinero. Por ello, sin importar el tiempo que lleves activo, debes buscar alternativas para financieras para cubrir tus gastos, teniendo muy presente tus márgenes de ganancia, tus costos operativos fijos, salarios, entre otros.

 

Las empresas de autotransporte suelen recibir el dinero de sus clientes, al menos, 30 días después del servicio en muchos casos. En ese sentido, opciones como el factoraje de facturas o líneas de crédito son algunas vías de financiamiento que pueden darle a las empresas de autotransporte emergentes oxígeno para cumplir con sus obligaciones y no diluirse en el tiempo.

 

Asimismo, contar con procesos de administración de capital y colaboradores realmente integrados a la misión y objetivos de la empresa pueden ser la diferencia entre una organización que tanga éxito de una que sucumba ante la presión financiera de su entorno.

 

7. Medir la satisfacción de tus clientes

 

Y, como último punto, quizás el más importante de todos. Porque, sin procesos y actividades efectivas y medibles de satisfacción al cliente, tu empresa difícilmente perdurará en el tiempo.

 

Las necesidades de tus usuarios son el horizonte de las operaciones y, si logras satisfacerlos, atenderlos y, deleitarlos con tu trabajo, tendrás gran parte del trabajo hecho.

 

Es muy importante que tu empresa conozca los problemas, dolores y posibles intereses de tus clientes. De esta manera, tendrás un mapa de acción para elaborar estrategias alineadas con esos requisitos y anteponerse a los problemas e imprevistos antes de que sucedan.

 

Recuerda, cualquier que contrate a una empresa de autotransporte necesita que esta organización resuelva sus problemas, no que les sume más. Entonces, lo fundamental es optimizar todo lo antes mencionado y, tener herramientas de medición de resultados y satisfacción del cliente como encuestas y otros, para ponderar tu desenvolvimiento y servicio.

 

Si logras seguir todas estas recomendaciones, estamos muy seguros que tu empresa podrá sobreponerse a cualquier reto que se le presente, sin importar cuán fuerte o retador sea.

 

El contexto mexicano brinda grandes oportunidades a las organizaciones que se dedican al traslado de mercancías o personas por vías terrestres. Es un giro que crece año tras año y que es muy posible que siga expandiéndose y diversificándose.

 

¡Este giro es ideal para aquellos que quieren crecer y prosperarse! Sin embargo, así como da oportunidades, también genera retos difíciles de superar. Por lo que debes estar preparado para asumir el control de tu negocio y encaminarlo a puerto seguro.

 

¡Ya es todo!

 

Si este ebook fue de ayuda para ti, nos encantaría recibir tu feedback e impresiones para continuar mejorando, así que, ¿qué tal te pareció? ¿Fue útil para ti? ¡Cuéntanos en la sección de comentarios! Cada aporte nos ayuda para saber qué tan complacidos están nuestros lectores.

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