Como resultado de la digitalización, cada vez se presta más atención a factores como la conectividad, el transporte y el control de datos dentro de las cadenas de suministro de las empresas.
La desmaterialización de documentos y la gestión del flujo de información electrónica como son: órdenes de compra, previsiones, avisos de expedición, facturas, entre otros, han revolucionado por completo los procesos de negocio. La tecnología EDI es un gran aliado para que esto suceda.
Es una plataforma que ayuda a los socios comerciales y a las organizaciones acelerar los plazos de logística y eliminar errores manuales mediante la automatización de las comunicaciones de empresa a empresa.
En este resumen, le brindamos una comprensión sólida sobre la tecnología EDI y como beneficia a las empresas.
¿Qué es EDI?
Es un método para el Intercambio Electrónico de Información (EDI) de manera comercial y estandarizada entre socios comerciales, normalmente se realiza entre computadoras. Esta modalidad permite la comunicación automatizada y sin necesidad del papel, generando un importante ahorro de tiempo y disminución de los costos operativos.
¿Cómo funciona EDI?
Hay tres pasos en el proceso de envío de documentos con la tecnología EDI: preparar los documentos, traducirlos a un formato de tecnología EDI y transmitirlos a un socio. Uno de los procesos más común y usado es el intercambio de órdenes de compra y facturas. Seguidamente un ejemplo de este proceso:
1. Preparación de documentos
El comprador realiza un pedido u orden de compra con el siguiente protocolo:
- El comprador recopila y organiza los datos para que funcionen el intercambio de información digital.
- El sistema crea un archivo electrónico con la información necesaria para construir un documento de compra.
2. Traducción de documentos EDI
El siguiente paso es alimentar su documento a través del software de traducción de tecnología EDI para convertir su formato de datos internos utilizando los segmentos y elementos de datos apropiados. Alternativamente, puede enviar sus datos a un proveedor de servicios EDI, que se encarga de la traducción hacia y desde el formato EDI en su nombre.
3. Conectar y transmitir documentos EDI
Una vez que la orden de compra se traduce al formato de orden de compra, está lista para transmitirse al proveedor. Hay varias formas de conectarse a un socio a través del software de tecnología EDI. Los más comunes incluyen:
- Conexión directa punto a punto a través de un protocolo de Internet seguro, como es el AS2.
- Conexión a un proveedor de red EDI, también conocido como proveedor de red de valor agregado (VAN).
- Una combinación de EDI y VAN, dependiendo de los socios involucrados y el volumen de transacciones.
En el caso de un proveedor de red EDI o una red de valor agregado (VAN), el comprador utiliza su protocolo de comunicaciones preferido, mediante contraseñas, identificación de usuarios y encriptación, lo que garantiza una transmisión confiable y segura.
6 beneficios de la tecnología EDI
1. Procesamiento más rápido
- Acelera los ciclos comerciales en un 61 %.
- Permite transacciones en minutos en lugar de días o semanas gastados en correo postal o comunicaciones de correo electrónico de ida y vuelta.
- La automatización de tareas en papel libera a su personal para tareas de mayor valor y les proporciona las herramientas para ser más productivos.
- El procesamiento rápido de documentos comerciales precisos conduce a menos pedidos reelaborados, desabastecimientos y cancelaciones.
- La automatización del intercambio de datos de aplicaciones en una cadena de suministro garantiza que los datos críticos se envíen a tiempo y se rastreen en tiempo real.
- Acorta el procesamiento de entrega de pedidos a los clientes y ayuda a las organizaciones a reducir el inventario.
2. Costos más bajos
- Disminuye los costos de transacción de papel, impresión, reproducción, almacenamiento, archivo, franqueo y recuperación de documentos, ahorrando a las empresas más del 35 por ciento en costos de transacción.
- Para los compradores que manejan numerosas transacciones, el uso de EDI también puede generar millones de dólares en ahorros anuales debido a los descuentos por pago anticipado.
- Reduce los costos manuales en un 20 %.
- Elimina los costos por faxes ilegibles, pedidos perdidos o pedidos telefónicos tomados incorrectamente.
3. Más precisión, menos errores
- Reduce las transacciones de error entre un 30 y 40 %.
- Elimina los errores humanos de escritura a mano ilegible, correo perdido y errores de tecleo.
4. Mejores relaciones
- Los vendedores se benefician de un flujo de efectivo mejorado y ciclos reducidos de pedido a efectivo.
- Aumenta el ciclo de cobro en los pedidos, lo que refuerza y estabiliza las transacciones y relaciones con los socios comerciales.
- La reducción de errores también les ahorra a los socios tiempo valioso y frustración al manejar disputas de datos.
5. Flexibilidad
- Proporciona visibilidad en tiempo real del estado de las transacciones, lo que permite una toma de decisiones más rápida y una mejor capacidad de respuesta a las demandas de los clientes y del mercado, lo que ayuda a las empresas a adoptar un enfoque basado en la demanda.
- Los plazos de entrega de productos a los clientes son más cortos y pueden ser fácilmente rastreados.
- Agiliza el proceso de ingreso a nuevos territorios, ya que EDI proporciona un idioma comercial mundial común.
6. Sustentabilidad ambiental
- Promueve la sostenibilidad y reduce las emisiones de CO₂ al reemplazar los procesos basados en papel por alternativas electrónicas.
- Aumenta la eficiencia operativa, lo que genera menos errores y menos desperdicio de energía.
Como el rastreo satelital coadyuva al EDI
Muchas empresas, ya sean nacionales o internacionales, están activas en el sector del transporte y logística de una forma u otra. Para gestionar todos sus procesos, los socios comerciales deben poder intercambiar información. Aquí es donde entra en juego la tecnología EDI con las siguientes mejoras:
Aumenta la satisfacción del cliente
Esto significa entregas más rápidas, lo que beneficia tanto a las empresas de transporte como a los consumidores finales. Con la ayuda de las funciones de GPS para las funciones de rastreo y localización de camiones. Los clientes reciben información actualizada en tiempo real sobre el estado de su pedido, lo que les brinda tranquilidad. Esto aumenta la satisfacción del cliente, lo que a su vez mejora la retención de clientes.
Mejora tu intercambio de datos
Las empresas de logística son conocidas por trabajar con grandes cantidades de datos y no solo hay numerosas empresas trabajando juntas en un canal de distribución, sino que estas empresas también son dependientes entre sí.
Cada uno de ellos es responsable de llevar a cabo un paso sucesivo en la cadena para que el pedido se entregue al cliente final. El intercambio automático de información significa que los procesos de distribución logística se pueden llevar a cabo más rápido, con más precisión y a un precio más rentable.
¡Hasta aquí nuestro artículo!
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