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La Guía definitiva sobre el mantenimiento de vehículos en una flotilla

El mantenimiento de vehículos es uno de los factores más importantes en la gestión de flotas. Cuando este proceso es subestimado, los resultados pueden ser extremadamente negativos para la empresa, situación que genera pérdidas y problemas de productividad.

La administración del mantenimiento de flotas permite tener un control detallado de los gastos, facilita la planificación, aumenta la disponibilidad y el desempeño de los vehículos y reduce los costos operacionales.

De hecho, la avería de un vehículo en ruta ocasiona muchos problemas tanto para la empresa responsable por el transporte de la carga como para el cliente que tiene su planificación truncada. Por lo tanto, es esencial garantizar que el vehículo se encuentre en óptimas condiciones antes de enviarlo a cumplir una entrega.

Debemos tener en mente que este estricto control anticipado aliviana los costos con el mantenimiento, sin embargo, no los suprime en su totalidad. Bajo este contexto, imprevistos ocurren, es decir, puede que una pieza se rompa o alguna falla mecánica suceda de forma inesperada y por ende, sea necesario recurrir al mantenimiento correctivo.

¿Tu empresa descuida el mantenimiento de vehículos? ¿Quieres aprender a hacerlo correctamente? Si es así, este contenido te será más que útil, ya que aquí encontrarás toda la información que necesitas para realizar un excelente control del mantenimiento de flota y, de esta manera, reducir la depreciación de los vehículos y asegurar su buen performance.

¡Léelo hasta el final y entérate de todo lo que necesitas saber sobre el mantenimiento de vehículos!

¿Qué es el control de mantenimiento de vehículos?

El mantenimiento puede ser entendido como todas las acciones realizadas teniendo como objetivo conservar y prolongar la vida útil de las máquinas, equipos y vehículos. 

En el caso de las flotas de camiones, el control del mantenimiento abarca los procesos, los métodos y las herramientas necesarias para planear y realizar las rutinas teniendo en mente la integridad y la disponibilidad de las unidades.

De hecho, este es un escenario ideal en términos financieros, una vez que, al tener el mantenimiento bajo control, la empresa evita gastos añadidos en virtud de situaciones por negligencia y totalmente predecibles.

Cuando se inspecciona los vehículos de manera frecuente, es posible evitar la mayor parte de los problemas relacionados con el cuidado deficiente, por lo tanto, prevenir sigue siendo mejor que curar.

¿Cuáles son los principales tipos de mantenimiento de vehículos?

Lógicamente, evitar situaciones desagradables y onerosas es el mejor camino, ya sea por razones financieras o cuestiones de seguridad. Sin embargo, muchas veces no podemos predecir los problemas mecánicos o eléctricos, y por ello surge la necesidad de implementar medidas de corrección.

Las acciones correctivas también son consideradas como una estrategia de mantenimiento. Por lo tanto, cuando hablamos de este tema, debemos tener claro que el mantenimiento de vehículos abarca procesos anteriores y posteriores a la manifestación de un problema. Bajo esta perspectiva, aparecen 3 tipos de mantenimientos de flota:

1. Mantenimiento preventivo

Este tipo de mantenimiento es realizado de manera regular sin que el vehículo presente un determinado problema. Justamente, la verificación de las condiciones del vehículo posibilita que el gestor anticipe fallas, minimizando, de esta forma, la necesidad de recurrir a la corrección, hecho que frecuentemente genera gastos excesivos y el detenimiento de la actividad logística de la flota.

El mantenimiento preventivo es siempre programado, por lo tanto, es posible realizar una escala de unidades con la finalidad de garantizar que se cumplan los plazos con los clientes y se puedan asumir nuevos compromisos. Es decir, este tipo de mantenimiento optimiza la vitalidad y la performance de la flota.

De hecho, el mantenimiento preventivo no disminuye los recambios de componentes, no obstante, permite planear el presupuesto y los gastos, así como reducir las instancias de mantenimiento correctivo, en otras palabras, mitiga la aparición de situaciones inesperadas y el tiempo ocioso de los vehículos.

En efecto, las acciones preventivas son más baratas que las correctivas, aunque sean efectuadas con regularidad. Pero, para que aporte buenos resultados, es fundamental que se establezca un calendario de mantenimientos obedeciendo los siguientes puntos:

  • histórico de las instancias de reparos de las unidades;
  • recomendaciones del fabricante y/o del vendedor;
  • durabilidad de las piezas considerando la marca;
  • cantidad de kilómetros traficados;
  • horario de funcionamiento del vehículo.

Sin dudas, contar con una lista de tareas y recomendaciones ayuda a reunir parte de la información requerida para definir tu calendario. Sin embargo, es recomendable realizar mantenimientos preventivos una vez a la semana o por lo menos una vez a cada 15 días.

Las acciones preventivas parecen suficientes, ¿verdad? A continuación, fíjate en un tipo de mantenimiento cada vez más relevante en el cotidiano de las empresas de transporte y entiende por qué debe ser implementada como complemento a la preventiva.

2. Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo es extremadamente eficiente, acertado y por lejos, esencial para reducir la depreciación de los vehículos de la flota.

Las acciones predictivas utilizan el análisis de los datos para establecer un parámetro entre los mantenimientos realizados en cada vehículo. De esta manera, informa con determinada antecedencia cuando los servicios deben ser llevados a cabo. 

Este proceso suele ocurrir por medio de una herramienta específica, el “digital checklist” que abarca tecnologías como Inteligencia Artificial y Big Data para optimizar los procesos de gestión de la flota midiendo y efectuando el análisis de diferentes métricas. 

En efecto, la metodología requiere una mayor inversión para implementar equipos como cámaras termográficas y ultrasonido. No obstante, el retorno de la inversión suele aparecer rápidamente, ya que reduce las paradas de vehículos, logra prevenir y planear las visitas al taller, entre otros diferenciales.

De esta manera, podemos decir que es bastante eficiente para la reducción de los costos, pues elimina gran parte de los mantenimientos correctivos. 

3. Mantenimiento correctivo

Este tipo de mantenimiento es el más común en el día a día de las empresas de transporte. Esencialmente, ocurre cuando un vehículo presenta fallas o deja de funcionar necesitando, de este modo, recurrir a la corrección del problema mediante la sustitución de piezas, o reparos mecánicos y/o eléctricos.

Los procedimientos correctivos generan elevados costos a la empresa, una vez que ocurren cuando el vehículo ya no soporta más funcionar bajo circunstancias desfavorables. Es decir, los mantenimientos correctivos son llevados a cabo cuando el vehículo cesa su desempeño o presenta fallas en virtud de su uso hasta el límite

Además de los costos involucrados en la solución del problema, este tipo de mantenimiento puede ocasionar pérdidas financieras en virtud de la pérdida de clientes por incumplimiento de contratos y plazos. 

Por lo tanto, lo ideal es recurrir a esta metodología solo en casos de extremada necesidad. 

En definitiva, el programa de mantenimiento de vehículos de una flota puede seguir apenas un método o combinarlos por medio de la realización de una estrategia de control adecuada a la realidad de la flota. De todas formas, recomendamos priorizar la adopción de medidas preventivas y predictivas a fin de garantizar más fiabilidad, seguridad y rentabilidad. 

¿Por qué es tan importante gestionar el mantenimiento de las unidades?

Independientemente del tipo, es un hecho que efectuar un adecuado control de mantenimiento de vehículos ocasiona gastos. Sin embargo, los gastos involucrados en las acciones preventivas y predictivas suelen ser menores; como resultado, al ejecutar una buena estrategia de anticipación de problemas, es posible optimizar la rentabilidad y generar más lucro. 

De esta manera, cuando realizas un eficiente control de mantenimiento de vehículos logras:

  • obtener un mayor control de la flota identificando los vehículos que están en buenas condiciones y cuáles necesitan reparos;
  • reducir la ociosidad, ya que permite tener más vehículos circulando en las vías y ejecutando más entregas;
  • aportar más seguridad para los operadores de autotransporte, una vez que se mitigan los riesgos de accidente;
  • prolongar la vida útil de la flota evitando así, comprar vehículos nuevos o usados a corto plazo;
  • mejorar la performance presentando mejores rendimientos y resultados.

Por lo tanto, el mantenimiento de vehículos es imprescindible para el buen desempeño de la flota en ruta, posibilitando, de esta manera el cumplimiento de plazos, establecer vínculos más estrechos con los clientes y posicionarse mejor en el mercado.

¿Cómo hacer un control del mantenimiento de vehículos de excelencia?

Cuando cuidar los vehículos no hace parte de la cultura organizacional, el control del mantenimiento parece ser una tarea muy compleja. De hecho, el mantenimiento de la flota es una actividad que requiere atención a los mínimos detalles, una vez que pueden ser la línea tenue que separa la pérdida del lucro financiero.

Lógicamente, cambiar la mirada y establecer estrategias de mantenimiento acertadas demanda un esfuerzo diario, además de requerir la utilización de herramientas y profesionales especializados. 

Para ayudarte a implementar o mejorar esta práctica, seleccionamos un paso a paso detallado que tiene como objetivo dirigirte hacia las mejores prácticas para tu empresa:

1. Identifica tus vehículos

El primer punto de este paso a paso comprende la realización de una lista con todos los vehículos que pertenecen a la empresa, independientemente de su frecuencia de uso.

Esta lista debe incluir los siguientes datos:

  • modelo;
  • año de fabricación;
  • kilometraje;
  • reparos recientes;
  • conductores;
  • histórico de averías.

De esta manera, es más fácil entender la situación de cada vehículo y de la flota en general. 

2. Anticipa los costos

Ahora que conoces cada una de las unidades a detalle, es momento de medir los costos generados de manera individual. Para hacerlo, es necesario separar los gastos fijos y variables. 

En lo que concierne a los costos fijos, abarcan:

  • seguros;
  • documentación;
  • impuestos;
  • infraestructura como software de gestión;
  • depreciación.

Los costos variables acaparan:

  • peajes;
  • rutinas de mantenimiento;
  • combustibles;
  • neumáticos;
  • multas;
  • estacionamiento;
  • seguro de la carga;
  • limpieza.

Al tener claro el monto requerido para el cumplimiento de cada obligación o para hacerle frente al cuidado de cada componente, el gestor logra tener la información necesaria para establecer estrategias de mantenimiento más efectivas.

3. Planifica las rutinas de mantenimiento

En efecto, por más que la flota sea extremadamente cuidada en términos de mantenimiento, es común que factores externos ocasionen daños de diferentes tipos a los vehículos. Para evitar los costos en virtud de los imprevistos y optimizar los resultados de tu negocio, nada mejor que invertir en el mantenimiento preventivo.

En cuanto a la estrategia de planificación, la mejor manera de llevarla a cabo es programando las rutinas por:

  • Sistema: Los sistemas eléctricos, de frenado, de suspensión, entre otros, son verificados y ajustados en períodos dedicados a su mantenimiento.
  • Vehículo: Cada vehículo de la flota es sometido a un chequeo general realizado de acuerdo con la necesidad de la unidad o con el cronograma.
  • Viaje: El mantenimiento es realizado siempre que un vehículo regresa de un viaje englobando la inspección de los lubricantes y del combustible.

Como puedes ver, es posible crear una estrategia acorde con el tamaño y con los requerimientos de la flota ajustando las instancias de mantenimiento a las necesidades de cada vehículo, a la situación y al panorama organizacional.

4. Monitorea

Más allá de que la flota exija un acompañamiento esencialmente visual, existen problemas que solo pueden ser predichos al contar con las herramientas adecuadas, como lo son los equipos de rastreo satelital.

Además de aportar información en tiempo real acerca de la localización del vehículo, los sistemas de rastreo satelital permiten identificar el comportamiento de los conductores en la ruta, lo que conlleva a un aumento en la productividad y a la reducción de los accidentes.

5. Educa y capacita a los colaboradores

Las empresas que trabajan con logística deben tener clara la necesidad de adoptar la educación en el tráfico como un punto de apoyo a la reducción de los costos.

De hecho, los operadores capacitados y orientados hacia el buen comportamiento conducen mejor y, consecuentemente, posibilitan que la empresa disminuya:

  • la cantidad de multas;
  • la ocurrencia de siniestros y accidentes;
  • el consumo de combustible;
  • el desgaste de las piezas y de los componentes;

Asimismo, operadores responsables y educados contribuyen a la buena impresión de la marca ante el público externo.

6. Utiliza un software de gestión

Sin dudas, el soporte tecnológico favorece la implementación de los pasos anteriores. Un software de gestión integra los datos corporativos, la información acerca de los vehículos, y permite organizar las instancias de mantenimiento de vehículos de forma más efectiva considerando diferentes dimensiones del negocio.

Al desarrollar el paso a paso señalado, seguramente lograrás gestionar los mantenimientos de manera más fluida, evitando así, que tus vehículos queden parados y generen pérdidas económicas importantes para tu empresa.

6 tips para optimizar el mantenimiento de vehículos

A lo largo del artículo, hemos señalado la importancia de realizar mantenimientos frecuentes en los vehículos de la flota.

Asimismo, en esta ocasión presentamos un detallado paso a paso para ayudarte a implementar una adecuada estrategia de acciones preventivas y/o predictivas. ¡Conócelos a detalle!

1. Cuenta con mano de obra cualificada

Más allá de la importancia de contar con vehículos, piezas e insumos de buena calidad, es esencial que la inversión sea preservada mediante por medio de la implementación de mano de obra calificada tanto para su conducción como mantenimiento.

Por lo tanto, evita recurrir a mecánicos y/o talleres sin la documentación requerida por los órganos reguladores. Asimismo, trata de obtener referencias acerca de la calidad del servicio, y recuerda verificar el histórico en cuanto al cumplimiento de los plazos acordados con los clientes. 

En efecto, cuanto más especializado y competente sea el taller y el profesional responsable, mayor será la calidad del servicio ocasionando así, una expresiva reducción de los costos de mantenimiento, una mayor vida útil del camión, menos paradas por averías. Todos estos puntos conllevan a un aumento en los ingresos y en la rentabilidad del negocio.

Otro punto que necesita ser señalado es la necesidad de contratar operadores conscientes, responsables y que cuiden del vehículo como si fuera suyo. Estos profesionales contribuyen al aumento de la vida útil del camión y suelen reducir drásticamente la ocurrencia de accidentes.

2. Conoce y gestiona las rutas

Algunas rutas exigen más de los vehículos, una vez que generan un mayor desgaste en el mismo.

Entre los principales factores que inciden en la depreciación de las unidades, destacamos:

  • exceso de curvas, subidas y bajadas, pues exigen más de las ruedas, frenos y caja de cambio;
  • vías deterioradas, ya que fuerzan la suspensión y las ruedas;
  • locales con alto índice de contaminación o mucho polvo deterioran rápidamente los filtros.

Para economizar, lo ideal es planificar las rutas de manera que, en la medida de lo posible, los operadores no trafiquen por locales con dichas características. 

3. Chequea los componentes esenciales antes de traficar

Hacer una lista considerando los componentes que deben ser verificados antes de realizar un viaje es esencial para garantizar la seguridad y la tranquilidad en la ruta.

Este tipo de checklist también es necesario porque reduce la ocurrencia de problemas mecánicos y eléctricos durante el viaje. 

En cuanto a los puntos de la lista, suelen variar de acuerdo con la empresa y el tipo de vehículo de la flota, sin embargo, algunos elementos y componentes son comunes a todos los camiones:

  • calibración y verificación del estado de las ruedas;
  • cantidad de combustible;
  • nivel de los fluidos como agua y aceites;
  • funcionamiento de las luces, del sistema eléctrico, del sistema de rastreo satelital y de navegación;
  • buen estado de las herramientas como extintores y rueda accesoria;
  • documentación del vehículo;
  • pago de seguros y de multas.

Al considerar estos puntos, ¡todos ganan! La empresa mantiene su buena reputación ante los clientes, estos logran recibir la carga en tiempo y forma y los operadores se sienten más seguros a lo largo del trayecto.

4. Acompaña el desgaste natural de las piezas

Aunque los vehículos trafiquen por vías en buen estado, se evite la ocurrencia de accidentes y situaciones impredecibles ejecutando instancias de mantenimiento, las piezas sufrirán el desgaste regular en virtud de la utilización del vehículo. 

Entre las piezas que requieren un mayor grado de atención, destacamos: 

  • ruedas;
  • filtros;
  • lubricantes;
  • limpiador de parabrisa;
  • pastillas de freno.

A pesar del mantenimiento preventivo prolongar la vida útil de los componentes, es esencial que pongas atención en los desgastes y hagas el recambio siempre que sea necesario.

5. Define una buena estrategia logística

Realmente, la idea de buena estrategia logística varía de acuerdo con la cultura organizacional y el profesional que actúa como administrador de la flota. Por lo general, una planificación de excelencia consiste en realizar entregas y recolecciones de carga en locales próximos reduciendo, de esta manera, la necesidad de recurrir a desvíos o pasar varias veces por el mismo lugar.

Establecer rutas más prácticas también es una medida que preserva la integridad del vehículo, pues posibilita que las unidades emprendan menos kilómetros y sufran menos desgaste. Como resultado, evita el cambio frecuente de piezas.

Asimismo, tener una buena estrategia logística promueve la economía en el uso de combustibles y gastos con peajes, así como reduce el tiempo para la ejecución del trabajo.

Para efectuar una planificación eficiente, nada mejor que contar con un sistema que permita el control en tiempo real de los diferentes factores que impactan la calidad del servicio de entrega.

6. Cuida la documentación

La gestión de los documentos es muy importante para las empresas de transporte, una vez que mantenerlos regulares permite viajar con tranquilidad evitando, de este modo, las multas, la retención del vehículo, la incautación de la carga hasta problemas de índole judicial que puedan afectar la credibilidad de la empresa.

¡Esto es todo por hoy!

Esperamos que al llegar hasta acá, hayas entendido que crear una sólida base estratégica en términos de mantenimiento de vehículos es la mejor opción para tu negocio porque:

  • promueve un mayor control del tiempo de paradas equilibrando la disponibilidad y reduciendo los impactos en la operación logística;
  • reduce los costos operacionales;
  • aporta mayor seguridad a los operadores;
  • eleva la vida útil de los vehículos;
  • aumenta la satisfacción de los clientes;
  • genera más oportunidades de negocio;
  • mejora la posición de la empresa en el mercado.

Por lo tanto, ahora que cuentas con la información necesaria para establecer un excelente plan de mantenimientos, aprovecha la oportunidad y pon en práctica nuestros consejos. ¡Seguramente, obtendrás excelentes resultados!

¿Tienes alguna duda acerca de este tema? Quítatelas ahora mismo enviando un mensaje por el campo de comentarios. ¡Estamos listos para ayudarte!


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