Para que una administración logística se realice de manera eficiente, es esencial la existencia de un sistema de gestión de almacenes, ya que esta herramienta de automatización mejora la calidad y acelera y asegura la fluidez de la cadena de suministro.
Asimismo, la introducción de esta tecnología al entorno corporativo incide positivamente en la gestión financiera del negocio gracias a la centralización y el fácil acceso a datos duros fiables, lo que conlleva a una toma de decisiones mucho más pronta y acertada.
Entonces, ¿en qué consiste exactamente y cuáles son las principales características de un sistema de gestión de almacenes?
En los siguientes párrafos, no solo encontrarás estas respuestas, sino que también descubrirás 6 excelentes prácticas para llevar la gestión de almacenes al siguiente nivel.
¿Vamos?
¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?
Un sistema de gestión de almacenes consiste en un programa que automatiza, soporta y optimiza las dinámicas de almacenamiento y distribución.
Las empresas retail incorporan este tipo de herramientas con la finalidad de simplificar las actividades inherentes a la planificación, organización, contratación de colaboradores y control de los recursos disponibles a lo largo de toda la cadena de suministro.
Dicho en otras palabras, configura una herramienta que la tecnología puso al servicio de las empresas de autotransporte para controlar, monitorear, coordinar y optimizar los movimientos, los procesos y los recursos de un almacén.
Con el apoyo de un sistema de gestión de almacenes, las organizaciones pueden mejorar su posicionamiento en el mercado y alcanzar sus objetivos, principalmente en materia de ahorro de costos, monitoreo de la cadena de suministro, control de inventario y gestión de capital.
Utilidad de un sistema de gestión de almacenes
Los sistemas de gestión de almacenes proporcionan muchos datos relevantes para la gestión estratégica y operativa de un negocio, independientemente de su tamaño o rubro.
En líneas generales, la información y los parámetros aportados por este tipo de software permiten potenciar la administración de los siguientes procesos:
- entrada de materias primas y recursos;
- devoluciones por artículos dañados, necesidad de reetiquetado, etc.;
- flujo de trabajo del almacén;
- ubicación de los transportes de carga;
- integración con otros sistemas
- stock;
- salidas de los productos.
Además de los procesos señalados en la lista, es importante mencionar que un potente sistema de gestión de almacenes genera informes a partir de datos duros, incrementando así la calidad de las estrategias, tanto del sector productivo y logístico como del área de finanzas.
Características principales y beneficios
Un sistema de gestión de almacenes tiene como característica más notable la entrega de productos en tiempo y forma. De esta manera, el cliente puede recibir su paquete en el momento y en el lugar adecuado, hecho que impulsa su confianza ante la marca y se posiciona como un factor clave para nutrir la imagen corporativa en el mercado.
Pero, ¡este no es el único diferencial!
Esta clase de software también presenta otras características extremadamente interesantes, tales como:
1. Capacidad de adaptación
Un sistema de gestión de almacenes se adapta a las distintas necesidades de una empresa.
2. Autonomía e independencia
Puede funcionar de manera independiente, como también ser parte de un sistema mayor.
3. Innovación y tecnología
Cuenta con recursos modernos que sirven para eficientar las tareas y evitar los procesos obsoletos, como el uso de hojas de cálculo y el análisis manual de datos y gráficos.
4. Gestión de la recepción y el envío
Se encarga de identificar, clasificar, almacenar y distribuir los productos de manera rápida y eficiente, hasta que lleguen a los clientes.
5. Sistema automatizado
El software cuenta con una base de datos que realiza las tareas de manera automática e instantánea, sin la necesidad de recurrir a documentación o archivos.
6. Vigilancia directa
Permite monitorear las entregas de modo que se realicen de la manera correcta y sin retrasos.
7. Control de inventario
Permite hacer un seguimiento de inventario a través de un escáner que lee los códigos de barras para poder ubicar los productos y acelerar los procesos para su envío.
8. Control de costos
Ayuda a reducir los gastos, pues, al poder identificar la cantidad de productos en tránsito, se puede realizar una proyección a futuro del espacio necesario en el almacén.
9. Minimiza errores
Reducir las malas prácticas también implica una reducción de los gastos, ya que, al prevenir cualquier tipo de riesgo, es posible minimizar los costos inesperados.
10. Gestión en tiempo real
Los usuarios pueden controlar y analizar los datos y la información de los productos y de los empleados en tiempo real. De esta manera, se puede mejorar la gestión de personal y desarrollar mecanismos de evaluación del desempeño mucho más precisos y ajustados a la realidad del negocio.
11. Supervisión y productividad
A través del control, los gerentes de almacén pueden supervisar la eficiencia de cada empleado. promoviendo así niveles más elevados de productividad y eficiencia operativa.
Esto se debe a que los gestores pueden perfeccionar, modificar o sustituir los procedimientos en pro de una mejor performance.
En este sentido, vale la pena mencionar que un aumento en la productividad de los equipos no solo incide en el aprovechamiento de la jornada, sino también en la probabilidad de que la empresa alcance sus objetivos.
12. Operadores logísticos
Otra pieza importante en el proceso de almacenamiento se llama logística de terceros o integración 3PL.
Este servicio es muy útil para los negocios pequeños que no requieren la contratación de un proveedor de logística externo. Sin embargo, llega un punto en el que el proceso no puede expandirse sin afectar la eficiencia de los eslabones de la cadena logística.
Otras soluciones que sirven para mejorar el proceso logístico
Un sistema de gestión de almacenes permite que las organizaciones aseguren su buen funcionamiento, cumplan sus procesos, refuercen su competitividad y se mantengan bien posicionadas en el mercado.
Sin embargo, también existen otras soluciones que facilitan aún más las dinámicas relacionadas con el ámbito operativo, logístico y de distribución en términos de agilidad, velocidad y precisión.
¡Conócelas!
Fulfillment
El fulfillment es una solución que se emplea durante todos los procesos de distribución, desde que llega la materia prima al almacén hasta que se entrega el producto final al cliente.
Además, es una herramienta que permite tener una comunicación fluida entre clientes, vendedores y usuarios, para que, en caso de que surjan problemas o imprevistos de último momento, se pueda realizar la devolución o el cambio del producto sin inconvenientes ni retrasos.
Para garantizar un proceso eficiente y fiable, es conveniente que la empresa se asocie con un proveedor de logística order fulfillment, con la finalidad de:
- aumentar los pedidos;
- reducir las cancelaciones de órdenes de compra;
- incrementar los ingresos;
- cumplir con todas las expectativas del cliente.
Optimizador de rutas
También existe el optimizador de rutas, el cual permite a los usuarios acceder a la información en tiempo real sobre el estado de las carreteras y del tráfico.
Así, a través del monitoreo constante, es posible escoger los trayectos más rápidos y seguros para cumplir con los plazos acordados con los clientes y evitar situaciones potencialmente peligrosas, como raptos y robos, tanto de las cargas como de las unidades.
Distribución capilar
Además, un buen sistema de gestión de almacenes y de flotas permite mejorar la distribución capilar, last mille o de última milla, brindando las herramientas necesarias para que el último trayecto del traslado de los productos se realice de manera eficiente.
Para mejorar la eficiencia del tramo, es fundamental analizar las distintas etapas del proceso, buscando inconsistencias que puedan corregirse y costos que puedan mitigarse.
5 tips fantásticos para mejorar la gestión de almacenes
A continuación, presentamos los 5 mejores consejos para fortalecer la gestión de almacenes y, de esta manera, potenciar la calidad de la cadena de suministro.
1. Invierte en automatización
Mejorar la gestión del almacén implica invertir en herramientas que automaticen la mayor cantidad posible de actividades, minimizando así la carga de trabajo manual de los colaboradores.
En un almacén, invertir en automatización significa introducir un software que actualice los datos sobre el stock, las entradas y salidas, las unidades de carga, entre otros aspectos mencionados en el apartado referente a las características del sistema de gestión de almacenes.
2. Aprovecha el espacio
Maximizar la utilidad del espacio del almacén es crucial para una buena administración, en primer lugar, porque permite almacenar las materias primas o mercancías de forma correcta, evitando daños estructurales, físicos y químicos en los artículos.
Además, el uso adecuado del lugar favorece la organización, por lo que los colaboradores pueden encontrar lo que buscan tan pronto como lo necesiten.
3. Optimiza la gestión de existencias
Cuando sabemos cuáles materias primas deben comprarse y en qué cantidad, automáticamente mejoramos la gestión del almacén, ya que facilitamos el proceso de distribución de las existencias a lo largo de la cadena productiva.
Asimismo, reducimos los gastos con materiales que puedan perderse en muy poco tiempo y reforzamos el buen uso del espacio de almacenamiento, evitando así el cúmulo de ciertos elementos y la deficiencia de otros.
4. Implementa el modelo Just In Time
Adaptar el nivel del stock al mínimo posible es la esencia del modelo Just In Time. Para eso, la empresa debe fabricar o adquirir apenas los productos necesarios, en el momento que amerite y en la cantidad adecuada para atender a la demanda.
De este modo, las organizaciones evitan el cúmulo de artículos en el inventario y de productos sin acabar. Esta medida conlleva a una disminución significativa en los costos de producción y, por ende, a un aumento expresivo en la rentabilidad del negocio.
Para obtener buenos resultados, todos los equipos deben conocer, aceptar y adoptar las buenas prácticas del enfoque, incluyendo el uso limitado de recursos y la necesidad de cumplir con los plazos de las entregas internas, así como la estandarización y simplificación de las transacciones.
5. Presta atención en la gestión de devoluciones
Uno de los grandes desafíos de los administradores de almacenes es lidiar de forma sencilla con los productos que han sido devueltos, ya sea por fallas del proceso productivo, daños acarreados por el transporte o cualquier otro motivo que requiera la reintroducción de la mercancía al stock.
En este sentido, el sistema de cross-docking es una alternativa valiosa no solo por el hecho de facilitar el proceso de devolución y simplificar su inclusión en el inventario, sino también por fortalecer la relación con los clientes.
Ante la perspectiva de los consumidores, una política de devoluciones efectiva y rápida es un componente fundamental para un servicio de atención de excelencia.
¡Esto ha sido todo!
Como ves, utilizar un sistema de gestión de almacenes no solo es una medida interesante para el sector, sino también para ¡mejorar los resultados de toda la organización!
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