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Gestión de flotas: 5 formas de ahorrar dinero

Maximizar la eficiencia de la transportadora es uno de los retos más complejos no solo porque abarca un fuerte sentido estratégico, sino también porque involucra muchos aspectos ajenos a la empresa. Sin embargo, podemos iniciar el camino rumbo a la excelencia reduciendo los costos de la gestión de flotas.

¿Quieres descubrir cómo hacerlo? ¡Entonces este artículo ha sido creado para ti!

En sus líneas, encontrarás 5 medidas exitosas para reducir los gastos de la empresa de manera equilibrada y efectiva, principalmente para evitar pérdidas en la calidad de los servicios, insatisfacción de los clientes, entre otros inconvenientes.

1. Realiza mantenimientos preventivos

Evitar problemas antes que se conviertan en realidad debe ser una prioridad para los gestores de flota, en especial, porque la corrección de averías y fallas tanto mecánicas como eléctricas suele ser más costosa que las instancias preventivas.

Asimismo, cuando la empresa echa a un costado la prevención, abre espacio para la depreciación y obsolescencia de los vehículos, lo que confluye en un aumento de gastos y en la demanda de inversión de capital.

De hecho, estructurar un calendario de mantenimientos no solo es importante en términos financieros, sino también en lo que concierne a la producción. Esto se debe a que unidades en perfecto estado contribuyen a la maximización de la eficiencia de la flota evitando así, que los vehículos queden parados y disminuyan la capacidad de atención al cliente de la empresa.

Además, tener al día los vehículos incrementa la seguridad de los operadores en ruta minimizando los riesgos de accidentes y, por ende, optimizando la integridad física de los trabajadores.

2. Capacita los operadores

Es fundamental dejar de ver el entrenamiento y la cualificación del personal como un gasto porque, de hecho, es una poderosa inversión. ¡Y razones sobran para comprobarlo!

De forma resumida, cuando ofrecemos cursos, capacitaciones cortas, seminarios de actualización, entre otras vías de propagación de conocimiento, preparamos a los operadores para lidiar con una enorme suerte de situaciones, muchas de ellas impredecibles.

En consecuencia, los equipos externos se encuentran más seguros para reaccionar de forma coherente y alineada con las políticas del negocio ante posibles problemas mecánicos de la unidad en ruta, robos y raptos de carga e inconvenientes técnicos y profesionales reduciendo así, las pérdidas de recursos por falta de conocimiento.

Asimismo, la capacitación de los colaboradores promueve una conducción más prudente y evita la impericia, lo que automáticamente conlleva a una disminución en los costos de combustible, ya que se estimula el uso consciente y evita paradas excesivas y frenados bruscos.

Por último, la capacitación camina de la mano con el ahorro de costos porque mitiga la probabilidad de recibir multas y problemas legales por exceso de velocidad y malas prácticas de conducción.

3. Optimiza la planificación de rutas

La ecuación es simple: Cuanto más largo sea el trayecto, mayores serán los costos de transporte relacionados con el combustible, tiempo de viaje, desgaste de los neumáticos y depreciación.

Al aumentar los gastos logísticos, es necesario incrementar el precio de los servicios repercutiendo de este modo, en la competitividad de la empresa en el mercado.

En virtud de ello, el gestor de flotas necesita planificar rutas teniendo en cuenta diferentes aspectos como:

  • Peajes;
  • Infraestructura y condiciones de las vías;
  • Tráfico;
  • Cantidad de estaciones de servicio;
  • Distancia entre el punto de origen y de entrega de las mercancías.

En un primer momento, el diseño de rutas parece ser una tarea compleja, sin embargo, cuando contamos con el apoyo de herramientas tecnológicas, es posible estructurar un enrutamiento exitoso considerando esas y otras variables.

4. Apóyate en la tecnología

La transformación digital ha llegado al sector logístico para convertirse en una excelente y rentable aliada de los negocios.

En lo que se refiere a los recursos, existen diferentes alternativas innovadoras, todas son interesantes y útiles como aplicaciones, sistemas de rastreo satelital, software de gestión de flotas, programas de planificación de ruta y mucho más.

No obstante, la eficiencia de las tecnologías en las transportadoras está directamente relacionada con sus demandas, objetivos en diferentes horizontes de tiempo y proyecciones de la empresa.

Así pues, antes de implementar diferentes recursos, es esencial que el gestor ponga en la balanza las características, funciones y herramientas de cada uno buscando seleccionar las opciones que mejor atiendan las necesidades corporativas y, por supuesto, contribuyan a la economía de costos.

En cuanto a este aspecto, al utilizar un software que realmente sea útil para la empresa, es posible aliviar la carga de trabajo manual de los colaboradores, automatizando una gran variedad de tareas.

Al mismo tiempo, la digitalización de las operaciones fomenta la mitigación de errores por intervención humana y la repetición de las actividades resultando de este modo, en la utilización de insumos más consciente y en el ahorro económico.

5. Cuenta con los mejores proveedores de combustible

Uno de los grandes problemas de las empresas de autotransporte es el repostaje con combustible adulterado, una vez que puede acarrear problemas mecánicos y afectar seriamente el motor a punto de inutilizarlo. Y el resultado ya lo conocemos: ¡Más gastos para la empresa ya sea en términos de mantenimientos o por la compra de nuevos vehículos!

Para evitar este tipo de situación, es imprescindible contar con alianzas comerciales idóneas que proporcionen un insumo de excelente calidad, libre de sustancias dañinas.

De hecho, recurrir a los mejores proveedores es una tarea totalmente alcanzable cuando cuentas con algunos tips:

  • Investiga la reputación de las empresas en el mercado antes de contactarlas.
  • Haz una lista con los proveedores más confiables.
  • Contáctalos y solicita presupuestos y posibles beneficios.
  • Informa a los operadores cuáles estaciones de servicio presentes en su ruta son más fiables y seguras.

Cuántas estrategias interesantes, ¿no es cierto?

Esperamos que las aproveches considerándolas y adoptando medidas que se ajusten a tu negocio, proporcionando de este modo, más economía de costos y una gestión de flotas mucho más rentable.

Si te interesa comenzar a implementar las ventajas de la gestión de flotas y conocer todas nuestras soluciones ¡te invitamos a ponerte en contacto con nosotros!

¿Cómo la gestión de flotas mejora un servicio de paquetería?

El consumidor del comercio retail es cada vez más exigente y crítico, por lo que las empresas necesitan implementar procesos y soluciones atractivas al punto de mantenerlos fieles a la marca. Una de las maneras más efectivas de mejorar su satisfacción es priorizando la calidad del servicio de paquetería. Pero, ¿cómo optimizarlo y así, posicionarlo como una ventaja competitiva?

En efecto, el avance tecnológico ha permitido que las empresas de paquetería mejoren sus procesos mediante el desarrollo de aplicaciones, equipos y sistemas. Entre las diferentes formas de agilizar las actividades, el software de gestión de flotas es uno de los recursos más efectivos. ¿Quieres saber cuáles son sus principales beneficios para este tipo de empresa?

¡Continúa leyendo nuestro post hasta el final!

Acá encontrarás abundante información sobre cómo este software puede contribuir a la mejora de los procesos logísticos y, por ende, generar más ingresos en las empresas de paquetería.

1. Estructurar rutas más eficientes

Al contar con este tipo de sistema, el gestor de flotas puede llevar a cabo una planificación de rutas mucho más acertada y acorde con los objetivos y necesidades de cada jornada.

Generalmente, este software ofrece un amplio acceso a mapas, datos del tráfico en tiempo real, informes y estadísticas, por lo que se convierte en un poderoso aliado de las empresas de paquetería ayudando a los gestores a definir rutas más rápidas, seguras y económicas.

2. Definir paradas

Es común que, durante su jornada de trabajo, los repartidores efectúen numerosas entregas tanto en zonas céntricas como en barrios alejados. De hecho, para optimizar el desempeño de estos trabajadores, es recomendable utilizar un sistema que permita estructurar la ruta definiendo las paradas asegurando así, el cumplimiento de los plazos.

3. Evitar imprevistos

Es común que ocurran situaciones inesperadas a lo largo de la jornada, sin embargo, lo ideal es que se eviten eventos predecibles que, de una u otra forma, puedan impactar en el desarrollo de las operaciones de una empresa de paquetería.

En este sentido, el uso de un software de gestión de flotas posibilita identificar la situación del tráfico en tiempo real detectando, de este modo, un bloqueo en algún punto de la ruta predeterminada, así como el exceso de vehículos y paradas.

Como resultado, la empresa puede anticiparse y cambiar algunas vías del trayecto, así como alterar el horario del desplazamiento definiendo, de esta manera, la mejor ruta para cada jornada.

4. Reducción de costos

La planificación de las rutas considerando tanto la información almacenada en la empresa como los datos en tiempo real ofrecidos por un efectivo sistema de gestión de flotas conlleva a la reducción de los costos organizacionales.

Esto ocurre porque los servicios de paquetería pueden organizar sus entregas minimizando el uso de recursos como combustible y vehículos. Asimismo, estas herramientas permiten monitorear cada unidad de la flota en tiempo real, así como acompañar el estado de cada entrega minimizando, de este modo, la ocurrencia de muchos desvíos y de paradas innecesarias.

5. Automatización de los procesos

Además de hacer más lentos los procesos, el trabajo manual aumenta la probabilidad de errores.

Al implementar un software de gestión de flotas, es posible automatizar las operaciones mitigando, de este modo, la ocurrencia de fallas y de problemas a través de la estandarización y del control de actividades repetitivas que, de hecho, suelen ser más demoradas y difíciles de llevar a cabo. Por lo tanto, el software en cuestión acelera la ejecución de procesos que, antes, requerían mucho tiempo y atención del equipo humano.

6. Aumento de la productividad

Cuando la empresa de servicio de paquetería logra economizar recursos y reducir el tiempo de los procesos, aumenta la productividad. Debido a esto, el uso de un software de gestión de flotas se ha convertido en una necesidad básica para toda organización que desea mejorar el rendimiento de sus operadores logísticos.

Esto ocurre porque, estos sistemas informan sobre el cumplimiento de las rutas definidas por el gestor y proporcionan datos confiables acerca del comportamiento del operador en ruta.

Como resultado, se puede detectar cuáles colaboradores ejercen la actividad siguiendo los estándares de calidad y de desempeño de la empresa y cuáles deben pasar por instancias de capacitación y entrenamiento.

Otro punto muy importante acerca de la productividad se refiere a la posibilidad de maximizar la disponibilidad de los vehículos. Mediante el uso de esta tecnología, los gestores pueden detectar cuáles unidades están en mantenimiento garantizando así, que los plazos de reincorporación a la flota sean cumplidos a rajatabla.

7. Eleva el nivel de seguridad de los datos

En la actualidad, una de las principales preocupaciones de las empresas se refiere a la protección y a la seguridad de sus datos. Al contrario de lo que ocurre cuando se trabaja con plantillas y otras soluciones offline, un software de gestión de flota permite concentrar los datos de varios sectores en apenas una base de datos, por lo que, se minimiza la posibilidad de perder la información tanto de la empresa como de los clientes.

Además de evitar el extravío de datos, este tipo de herramienta también cuenta con recursos de ciberseguridad que fomentan la integridad y la protección de datos en la web evitando así, posibles ataques de los cibercriminales.

8. Facilita la localización de clientes

A menudo, las empresas de servicio de paquetería enfrentan dificultades en el momento de localizar las direcciones postales ya sea en virtud de la situación geográfica o porque son nuevas. Ante este contexto, el software de gestión de flota cumple un papel muy importante, pues el uso de GPS permite localizar clientes incluso en regiones de difícil alcance.

Es decir, al utilizar este tipo de sistema, los operadores pueden encontrar a los clientes de forma mucho más rápida evitando así, retrasos en la entrega.

¿Ahora entiendes por qué debes contar con un eficiente software de gestión de flotas para tu empresa de servicio de paquetería?

Esperamos que, al finalizar la lectura, cuentes con la información necesaria para tomar la mejor decisión y así, comenzar a disfrutar de todos los beneficios aportados por este tipo de recurso.

¿Quieres complementar la información del post con otros contenidos acerca de los procesos logísticos? ¡Aprovecha la visita al blog y lee nuestro artículo La guía definitiva de empresas de autotransporte!

Aprende cómo la gestión de flotas mejora la distribución capilar

La entrega de una carga requiere el cumplimiento de una serie de procedimientos, sin embargo, la etapa que realmente incide en la percepción del cliente sobre la idoneidad de la empresa es la distribución capilar.

Si has accedido a nuestro post con la finalidad de descubrir detallada información sobre este tema, ¡te invitamos a que continúes leyéndolo hasta el final!

En los próximos párrafos, encontrarás abundante contenido acerca del concepto y descubrirás cómo una eficiente gestión de flotas puede mejorar la distribución capilar de tu transportadora.

¡Siéntate cómodo y disfruta nuestro artículo!

¿Qué es la distribución capilar?

Ante el contexto comercial, cada vez más competitivo, posicionarse como una empresa logística comprometida con los plazos se ha transformado en una condición básica de subsistencia en el mercado. Por este motivo, es tan importante poner atención en la distribución capilar.

También conocida como distribución urbana o de última milla, comprende la etapa final del transporte de mercancías acaparando, de este modo, desde la salida de la carga del centro de distribución hasta el momento que llega al cliente, situación que la convierte en un punto crítico tanto en términos de calidad logística como de satisfacción del cliente.

Para que la distribución capilar sea exitosa a punto de generar una excelente imagen de la transportadora, es importante poner atención en los siguientes desafíos:

  • Finalizar las etapas anteriores de la cadena logística considerando las buenas prácticas;
  • Evitar los desplazamientos durante los horarios de tráfico intenso tanto por el ahorro de costos como por la aceleración de las entregas;
  • Establecer una buena comunicación con el cliente permitiéndole acompañar cada paso de la entrega de su pedido en tiempo real.

Al considerar los factores señalados anteriormente, es fácil entender que la distribución de última milla necesita tratarse bajo una perspectiva estratégica buscando mejorar la eficiencia en la etapa final de la cadena y reducir los costos generados por la misma

En lo que concierne a este último aspecto, de acuerdo con una publicación de Insider Intelligence, la distribución capilar supone el 53% de los gastos logísticos corporativos.

Por lo tanto, mejorar los procedimientos inherentes a esta etapa repercute directamente en la realidad financiera del negocio y en sus proyecciones económicas futuras.

¿Cómo una gestión eficiente puede mejorar la distribución de última milla?

Más allá de representar una buena parte de los costos logísticos, la distribución capilar genera abundantes y rentables oportunidades de negocio, dado que cada vez más empresas buscan formas de ampliar su zona de cobertura con la intención de obtener más ingresos.

Tanto es así que, de acuerdo con una investigación realizada por el Foro Económico Mundial, se espera que la demanda por este tipo de distribución aumente 78% hasta el 2030. 

Bajo este contexto, es esencial que las organizaciones implementen estrategias que optimicen la calidad y la agilidad de los procedimientos logísticos relacionados con la distribución capilar fomentando, de este modo, la disminución de los costos y el incremento de sus utilidades.

En este sentido, una de las maneras más efectivas de mejorar el panorama y los resultados es poniendo en marcha una excelente gestión de flota. Sin embargo, ¿cuál es la relación entre la administración y la última etapa del proceso logístico?

Disminución de inconvenientes en ruta

Cuando gestionamos las flotas siguiendo buenas prácticas y tomando decisiones orientadas a la última milla, logramos reducir la incidencia de inconvenientes que puedan afectar la entrega puntual de la carga.

En este sentido, una administración eficiente favorece la elección de vías con una buena infraestructura y rutas con poco tráfico optimizando, de este modo, la experiencia del operador.

Asimismo, la calidad de la gestión está estrechamente vinculada con la capacidad de añadir soluciones tecnológicas que posibiliten acelerar los procesos e incrementar los resultados del negocio, como los softwares de rastreo satelital.

De hecho, estos recursos son extraordinarios en términos de seguridad y fiabilidad en ruta, una vez que permiten detectar situaciones peligrosas como raptos, siniestros y robos en tiempo real por lo que constituyen una herramienta imprescindible para la distribución capilar.

Reducción de costos

Disminuir los costos relacionados con esta etapa logística es un importante diferencial competitivo. Para minimizarlos, el gestor debe planificar las rutas con antelación adoptando vías que añadan valor al itinerario y promuevan entregas eficientes.

En logística, el consumo de combustible es otro factor crítico en términos de gastos, por este motivo, es esencial orientar a los equipos que adopten buenas prácticas de conducción reduciendo la cantidad de frenados abruptos y aceleraciones y evitando alterar el itinerario durante el viaje.

Asimismo, es imprescindible implementar acciones que estimulen a los operadores a cumplir con la normativa de la empresa y de los órganos reguladores mitigando, de esta manera, la posibilidad de cometer infracciones y recibir multas.

Cumplimiento de los plazos

Como señalamos anteriormente, la distribución capilar es la etapa logística que se encuentra en el ojo del torbellino siendo, de esta forma, un referente de calidad y de eficiencia.

Básicamente, para fomentar una buena imagen ante los clientes, es esencial que la transportadora respete los plazos considerando una serie de aspectos como:

  • Estructuración de buenos itinerarios;
  • Consideración de las buenas prácticas de conducción;
  • Minimización de incidentes en ruta;
  • Integración de vehículos bien equipados y adecuados a la práctica logística.

Por lo tanto, podemos decir que una efectiva gestión de flotas posibilita atender a los clientes en tiempo y forma promoviendo, de este modo, una perspectiva positiva acerca del negocio.

Aumento de la satisfacción de los clientes

Al implementar una distribución capilar de primera calidad, garantizamos que la mercancía llegue en perfecto estado a las manos del cliente y se cumpla el plazo de entrega, lo que genera más satisfacción y promueve nuevas oportunidades de negocio.

¡Cuánta información valiosa!

Como ves, una administración de flotas de excelencia permite optimizar la distribución capilar y, por ende, impulsar el crecimiento y el potencial de ganancias de la transportadora.

¿Nuestro contenido ha sido útil y ahora deseas profundizar tus conocimientos acerca de la gestión de flotas? ¡Regístrate ahora mismo en nuestro newsletter para acceder a los nuevos posts tan pronto como se publiquen!

7 ventajas de adoptar un software de gestión de flotas

¿Quieres conocer las ventajas de contar con un software de gestión de flotas? Entonces lee hasta el final y encuentra toda la información que necesitas, punto a punto. ¡Atención!

1. Reducción de costos y un sistema de servicio al cliente optimizado

Lo primero que debemos destacar de un software de gestión, es la disminución de gastos y la optimización del servicio al cliente y, es que, precisamente para esto es que está diseñado un buen Customer Relationship Management (CRM).

Este tipo de programas para transporte y logística permiten que obtengas el máximo de eficiencia sobre la planificación de rutas realizada. La reducción de costos relacionados con la gestión de camiones de carga es una consecuencia directa de la optimización de entrega y el menor consumo de combustible.

En paralelo, esto implica una mejor experiencia y satisfacción del cliente. Si consideramos las características individuales de cada vehículo, como el trayecto y la carga, podremos prevenir costos imprevistos.

Asimismo, los procesos automatizados van a reemplazar la planificación manual; evitando tiempos muertos, posibles errores y permitiendo que ahorres considerablemente en tiempo de trabajo.

2. Control de gastos derivados del consumo de combustible

Toda compañía de autotransporte tiene en cuenta que, tras el coste de mano de obra, la mayor cantidad de gastos es la del combustible; un factor que a su vez depende de las grandes oscilaciones del mercado y/o políticas nacionales.

Utilizando un software de gestión de flotas para transporte y logística, promoveremos las mejores prácticas de manejo y, además, podremos prevenir cargas duplicadas de combustible o fraudulentas.

¡Tip importante!

Si a esta herramienta le sumamos un sistema de medición de combustible en tiempo real, vamos a controlar aún más los gastos, puesto que evitaremos la ordeña de combustible de las unidades de la flotilla, cargas irreales y daños al motor por cargar diésel contaminado o «huachicol». Esto te permitirá un control real de los rendimientos por ruta, unidad u operador.

3. Centralización de la información y notificaciones

Este tipo de innovación digital también contribuye con la administración de la empresa, registrando los períodos de inspección correspondientes a cada vehículo; advirtiendo la próxima caducidad de los plazos.

Asimismo, y con el aprovechamiento del big data, centraliza la documentación y gestión del camión de carga. De este modo, los conductores y gestores tendrán acceso a toda la información necesaria, en todo momento.

4. Localización en tiempo real del vehículo

Para garantizar la seguridad de tu flota de camiones de carga, la localización en todo momento y en tiempo real te permite cuidar estos activos y la seguridad del personal.

Por otro lado, optimiza el rendimiento al momento de conocer si las unidades están operativas y la ubicación donde se encuentran para determinar si van acorde con la planificación estratégica y evaluar si se están siguiendo las mejores prácticas detalladas.

Con tan solo una rápida consulta, podrás saber la velocidad a la que circula, las veces que se ha detenido en todo el trayecto, entre otras acciones; sin importar el tipo de camión de carga terrestre que tengas. Monitorear la productividad y seguridad los vehículos y operadores antes podría considerarse una utopía; hoy es una realidad.

5. Mejora la visibilidad de los procesos de entrega

La función de rastreo vehicular por Internet, o desde cualquier dispositivo móvil, permite que, tanto el cliente como la compañía, puedan conocer el estado de la entrega en cualquier instancia del proceso. De esta manera, podremos monitorear, en tiempo real, cómo va el envío y si existe algún inconveniente para corregir sobre la marcha.

Asimismo, el cliente no estará inquieto y con incertidumbre por falta de información sobre su pedido.

6. Constante conectividad e integración con varias plataformas

Normalmente, para sacarle el mejor provecho a las funcionalidades de un software de gestión de flotas de transporte y logística, debemos integrar su funcionamiento con otras herramientas. Lo que nos permitirá implementar las medidas necesarias para mejorar el servicio de transporte.

Estar conectados todos los días, a toda hora, incluye a todos los integrantes del equipo o incluso, de la organización, desde el gerente de operaciones y logística hasta los propios operadores. Efectivamente, también contribuye en el seguimiento de los procesos fuera de la oficina.

Todos podrán recibir notificaciones y alertas configurables sobre mantenimiento, incidencias y vencimientos. Busca integrar tu CRM con otras tecnologías como, por ejemplo, un sistema de medición de diésel, rastreo satelital o cualquier otra que requieras para mantener siempre un ojo puesto a tus operaciones y disminuir el margen de error.

7. Elaboración de informes compartidos

Además de analizar innumerables parámetros instantáneamente, el software de gestión también «traduce» toda la información para que sea entendible y fácil de digerir para todo el equipo. Incluso tendrás la opción de agregar gráficos comparativos y tablas que reflejen valores para facilitar que la idea llegue y se comprenda.

No solo estarás ahorrando una inmensa cantidad de tiempo que en otras épocas lo hacían manualmente un grupo de profesionales, sino también, harás que los informes puedan ser compartidos con todos los departamentos de la organización.

Esta comunicación efectiva es imprescindible para que se cumplan los objetivos, puesto que, hay muchos sectores involucrados en cada proceso: recursos humanos, atención al cliente, ventas, administración, ejecutivos, etcétera.

La fluidez de esta información mejorará la toma de decisiones como, por ejemplo, determinar qué tipo de inversión es más importante para la flotilla de vehículos, verificar si se necesita cambiar los camiones por una nueva tecnología o incluso, dar órdenes sobre la marcha para que el transporte se cumpla efectivamente ante algún inconveniente en la ruta.

Para terminar, detallando cada ventaja, es muy sencillo concluir que la transformación digital ha hecho que la industria de autotransporte salga beneficiada, esto al adoptar medidas tecnológicas que optimizan su funcionamiento, mejoran su rentabilidad y la hacen más competitiva en un mercado tan complicado.

Qué opinas, ¿quieres más información sobre cómo agilizar pedidos y envíos de manera eficiente? Entonces debes conectar con nuestro post: ¿Qué es la logística 4.0?. ¿Qué esperas? ¡Léelo hasta el final!

 

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